BAB 14,IMPLEMENTASI OPERASI & PENGENDALIAN SISTEM

1.Implementasi Sistem:

PEMBUATAN RENCANA DAN PENGENDALIAN UNTUK IMPLEMENTASI

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi sitem.Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik.Rencana-rencana ini harus berkaitan dengan 3 komponen utama :

1.Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap
2.Anggaran spesifik untuk setiap tahap
3.Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

Terdapat beberapa perbedaan teknik-teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian.

1.BAGAN GANTT
Menggambarkan secara grafis kegiatan utama proyek implementasi system hipotesis

2.DIAGRAM JARINGAN
Menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan

3.GARIS EDAR(JALUR KRITIS)
Merupakan daftar kegiatan yang kritis dalam proyek yang berarti jiuka salah satu dari.Kegiatan ditunda maka seluruh proyek akan tertunda.

2.Pengendalian Keuangan dalam Sistem Informasi:

Berkaitan dengan posisi system informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan system informasi sebagai pendukung , pusat biaya , atau pusat laba dalam system akuntansi pertanggungjawaban perusahaan .
• ANGGARAN SISTEM INFORMASI
Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku menyatakan sebagai pengurangan biaya , meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya system informasi . Terdapat berbagai alas an , mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama . Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan . Kedua , dalam persepktif lainnya biaya besar lainnya biaya system informasi tidak besar . Ketiga , berkaitan dengan biaya yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek . Terakhir , system informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan menejerial.
• HAKEKAT BIAYA-BIAYA SISTEM INFORMASI
Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan , biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan . Jika aplikasi di kembangkan , secara in-house , biaya-biaya utama yang dibutuhkan , total biaya pengembangan dapat dimasukan dalamtotal biaya pengoperasian system informasi .
• PENGENDALIAN PEROLEHAN DAN ASURANSI
Pengendalian keuangan dalam system informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntunkan , untuk membiayai perolehan peralatan dan juga mendapatkan asuransi untuk mengendaliakn kemungkinan kerugian . metode umum untuk membiayai perangkat keras system mainframe , adalah menyewanya dari pemasok .

3.Pengendalian atas Sumber Daya Non Keuangan dalam Sistem Informasi:

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

•Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
•Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
•Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
•Penggunaan log dan register
•Review oleh pihak independent

PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN
Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).
PENGENDALIAN APLIKASI
Meliputi:

•Pengendalian otorisasi,
•Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
•Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
•Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai, merupakan beberapa tugas yang dilakukan pada sistem informasi keuangan. Seperti sudah dijelaskan sebelumnya diatas dalam hal merancang suatu sistem tentunya dibutuhkan dana yang cukup besar. Dengan mendokumetasikan setiap langkah perancangan sistem tentunya dapat dibuat suatu pertanggungjawaban yang relevan dalam pelaporan kepada team keuangan. Untuk itu pengendendalian yang terkait dalam sistem keuangan dapat dilihat seperti dibawah ini:

• Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
• Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi
• semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
• semua data input akurat dan lengkap
• semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik
• semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal
• semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat

Akuntan harus memahami berikut ini :

1. Bagaimana transaksi diawali
2. Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
3. Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui
4. Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi
5. Bagaimana informasi dilaporkan
• Hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak audit (audit trail).
• Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan akhirnya pada laporan keuangan.

sumber:
http://alvinheadhunters.wordpress.com/2012/01/18/implementasi-operasi-dan-pengendalian-sistem/

BAB 13,PERENCANAAN SISTEM

1.METODE PERANCANGAN

 

Dalam melakukan perancangan sistem Just In Time perlu disusun langkah-langkah yang akan dilakukan terlebih dahulu sehingga perancangan dapat berjalan secara sistematis dan teratur.

Berikut merupakan flowchart metode perancanganyang akan dilakukan:

-Start

-Pengamatan awal terhadap keseluruhan

-sistem pada area 7 & 8

-Pengumpulan data di shipping area, printing area, SFG area, PI area, dan warehouse material

-Pengolahan data awal -Pembuatan diagram aliran -informasi dan barang kondisi awal -Analisa kondisi Awal

-Merancang sistem yang sesuai dengan kondisi lapangan -Membuat tools pendukung -Membuat Work Instruction

-Verifikasi dan validasi rancangan -Membandingkan lead time kondisi awal dengan lead time hasil rancangan

-Menarik kesimpulan dari rancangan

-End

Berikut ini merupakan penjelasan metode perancangan yang diambil untuk melakukan perancangan sistem Just In Time pada area 7 & 8:

a. Melakukan pengamatan awal terhadap keseluruhan sistem pada area 7 & 8. Hal ini dilakukan untuk memberi gambaran mengenai kondisi area 7 & 8 sekarang, sehingga dapat dipahami situasi yang terjadi saat ini.

b. Melakukan pengumpulan data yang dibutuhkan.

c. Data-data yang telah tersedia diolah sehingga dapat dijadikan dasar pembuatan diagram aliran informasi dan barang.

d. Pembuatan diagram aliran informasi dan barang dilakukan dengan tujuan dapat memvisualisasikan secara lebih jelas mengenai kondisi awal area 7 & 8. Selain itu, lead time kondisi awal juga dapat dihitung berdasarkan diagram aliran informasi dan barang tersebut.

e. Analisa kondisi awal untuk menentukan hal-hal yang belum sesuai dengan terminologi Just In Time.

f. Perancangan sistem Just In Time yang direpresentasikan melalui rancangan aliran informasi dan barang. Selain itu juga dirancang perbaikan operasional kerja pada area 7 & 8. Perancangan dibuat dengan mempertimbangkan kemudahan operasional kerja di lapangan, biaya, dan waktu yang dibutuhkan untuk mencapai kondisi tersebut.

g. Membuat tools untuk memudahkan implementasi rancangan sistem Just In h. Membuat work instruction yang terkait dengan rancangan sistem yang dibuat.

i. Melakukan verifikasi dan validasi rancangan sistem kepada pihak-pihak yang bersangkutan.

j. Membuat perkiraan lead time hasil rancangan ketika rancangan sistem iimplementasikan. Setelah itu dilakukan perbandingan antara lead time kondisi awal dengan lead time hasil rancangan.

k. Mengambil kesimpulan dari rancangan yang telah dibuat.

2. Data-data yang Dibutuhkan

Data-data yang dibutuhkan untuk perhitungan lead time dan perancangan sistem Just In Time dan aliran informasi dan barang pada area 7 & 8 ini adalah:

a. Data lead time dan volume tiap aliran informasi dan barang pada area 7 & 8

b. Data-data di shipping area, seperti data waktu kedatangan dan keberangkatan truk, durasi pengiriman produk ke customer, cycle issue pengiriman, luas shipping area, standar penumpukan barang, dan kapasitas truk,

c. Data-data di printing area, seperti mapping dan kapasitas produksi line printing,

d. Data-data di SFG area, seperti luas area gudang SFG dan jumlah stok SFG,

e. Data-data di PI Area, seperti kapasitas produksi mesin plastic injection dan mapping mesin PI,

f. Data-data gudang material area 7 & 8, seperti jumlah kebutuhan material per hari dan luas kebutuhan area untuk penyimpanan stok material.

*Teknik Pengumpulan Data Data-data yang diperlukan diperoleh dengan cara:

a. Pengambilan data dari dokumentasi perusahaann Data-data seperti Product Order dari customer, data kedatangan dan keberangkatan truk, data delivery ke customer, kebutuhan material per hari, dan lain-lain diambil dengan cara melihat dari dokumentasi data perusahaan. Data-data tersebut dapat diperoleh dari SAP perusahaan ataupun dengan meminjam arsip perusahaan.

b. Pengambilan data secara langsung Pengambilan data secara langsung dilakukan untuk pengambilan data-data seperti luas area gudang, data lead time dan volume aliran informasi dan barang. Data-data ini didapatkan dari pengamatan secara langsung pada lapangan.

c. Pengambilan data berdasarkan wawancara Untuk beberapa data aliran informasi dan barang, PIC yang bertugas, pola perencanaan produksi, dan lain-lain didapatkan melalui wawancara dengan pihak yang bersangkutan.

* Teknik Pengolahan Data Semua pengolahan data dilakukan berdasarkan prinsip yang dianut Toyota Production System. Pengolahan data aliran informasi dan barang dilakukan dengan diagram aliran informasi dan barang, kemudian dihitung lead time-nya.Pengolahan data di shipping area dilakukan dengan menentukan kecenderungan jumlah order customer berdasarkan nilai modus. Pengolahan data di SFG area dan raw material area dilakukan dengan menghitung batas maksimum dan minimum stok serta visualisasi layout-nya.

* Teknik Analisis Data Analisis data dilakukan berdasarkan data-data yang telah diolah, termasuk diagram aliran informasi dan barang. Dari data-data tersebut dicari hal-hal yang tidak menimbulkan nilai tambah (muda), kemudian dicari muda-muda yang masih memungkinkan untuk disesuaikan dengan terminologi Just In Time dan operasional di lapangan yang dapat dilakukan. dihilangkan.Selain itu, aliran informasi dan barang

* Teknik Penarikan Kesimpulan Penarikan kesimpulan diambil berdasarkan sejauh mana rancangan sistem elah dibuat dan estimasi penurunan lead time yang akan terjadi ketika sistem yang telah dibuat diimplementasikan.

SUMBER:

http://creatiffiles.blogspot.com/2012/12/perencanaan-sistem-bab-13.html

BAB 12,PERENCANAAN & ANALISIS SISTEM

1 .Perencanaan sistem dan analisis kelayakan:

 

• Analisis kelayakan Tujuannya adalah :

a. Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan.

b. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar – benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.

• Perencanaan sistem dan analisis sistem mencakup 7 tahap yaitu :

1. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak.

2. Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem.

3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan.

4. Pengembangan perencanaan sistem informasi strategik.

5. Identifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam organisasi sebagai focus pengembangan sistem.

6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan perancangan awal sub system tertentu.

7. Pembentukan tim untuk tujuan analisis perancangan awal sistem.

• Tugas – tugas analisis kelayakan :

1. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem.

2. Pembentukan sasaran sistem baru.

3. Pengidentifikasian para pemakai sistem

• Metode penentuan penganggaran modal :

1. Payback period

2. Net present value

3. Internal rate of return

4. Modified internal rate of return.

• Ukuran kelayakan :

1. Teknologi

2. Ekonomi

3. Non ekonomi

4. Organisasi atau operasional

5. Jadwal

2 Langkah-langkah analisis system:

 Langkah-langkah analisis sistem :

1. Identify , mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertaman yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :

a. Mengidentifikasi penyebab masalah

b. Mengidentifikasi titik keputusan

c. Mengidentifikasi personil – personil kunci

2. Understand, memahami kerja sistem yang ada Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.Sejumlah data perlu dikumpulkan dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel

3. Analyze, Menganalisis sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yagn telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada. Report , membuat laporan hasil analisis. Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah:

1. Analisis telah dilakukan,

2. Meluruskan kesalah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen,

3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen, dan

4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan.

3 Teknik-teknik pengkumpulan fakta:

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita , situasi, dan relasi yang menjamin analisis permodelan. Ada tiga sumber yaitu :

1 .Sistem yang berjalan menyediakan kesempatan untuk menetukan apakah sistem memuaskan,perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti.Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru.

2 .Sumber internal lainnya Sumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan system yang baru.Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya struktur organisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apa yang akan dilakukan organisasi

3 .Sumber eksternal Informasi yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala ide dan teknik. Banyak industri dari kelompok dan seminar memberikan.

4.Teknik-teknik mengorganisasikan fakta Teknik untuk mengorganisasikan fakta terdiri dari : • Analisis pengukuran kinerja

• Analisis Distribusi kerja

• Analisis Fungsional

• Analisis Matriks

4 Analisis sistem terstruktur:

 

Adalah Salah satu pendekatan formal pertama untuk analisis sistem informasi. Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak. Analisis ini disebut proses oriented. Analisis terstruktur sederhana dalam konsep. Proses analis menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk diagram alir data (Data Flow Diagram) yang menggambarkan proses yang ada atau yang diusulkan bersama-sama dengan input , output dan file mereka.

SUMBER:

 http://destyapriliantini.wordpress.com/2012/01/13/bab-12-perencanaan-dan-analisis-sistem/

BAB 11,TEKNOLOGI INFORMASI AUDITIY

1.KONSEP – KONSEP AUDITING

Berbagai metode yang digunakan oleh auditor-auditor yang terlatih untuk memastikan kebenaran pengolahan data dengan menggabungkan atau mengkombinasikan pengendalian pengolahan data dan metode audit akuntansi yang tradisional. Berikut adalah konsep-konsep auditing PDE : Evidence Due Audit Care Fair Presentation Independence, dan Ethical Conduct Masing-masing konsep ini menempati posisi yang cukup penting dalam struktur dari teori auditing.

2.TEKNOLOGI PDE AUDITING

Audit teknologi informasi PDE auditing adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat berjalan bersama-sama dengan audit finansial dan audit internal, atau dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis. Pada mulanya istilah ini dikenal dengan audit pemrosesan data elektronik, dan sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan proses pengumpulan dan evaluasi dari semua kegiatan sistem informasi dalam perusahaan itu. Istilah lain dari audit teknologi informasi adalah audit komputer yang banyak dipakai untuk menentukan apakah aset sistem informasi perusahaan itu telah bekerja secara efektif, dan integratif dalam mencapai target organisasinya.

3. JENIS JENIS AUDIT PDE

1. Systems and Applications Pemrosesan data melalui aplikasi perangkat lunak komputer yang dikelola melalui suatu system.Sehingga proses auditnya sendiri akan meliputi verifikasi terhadap system untuk memastikan kebenaran, kehandalan, kecepatan maupun keamanan pada saat pengiriman, pemrosesan serta pengeluaran informasi di setiap tingkatan kegiatan sistem.

2. Information Processing Facilities Merupakan komponen yang terkait dengan fasilitas-fasilitas yang digunakan untuk mengolah informasi di suatu organisasi. Biasanya ini terkait dengan perangkat keras seperti misalkan scanner, komputer server, formulir, dsb.

3. Systems Development Adalah bagian dari proses pembangunan maupun pengembangan dari sistem yang sudah ada dalam suatu organisasi sesuai tujuan-tujuan aktivitasnya.

4. Management of IT and Enterprise Architecture Pengelolaan atas teknologi informasi serta arsitektur seluruh lingkup internal organisasi yang disesuaikan dengan struktur dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen Hal tersebut memerlukan proses audit yang dilaksanakan untuk memastikan apakah segenap lingkungan/komponen organisasi dalam pemrosesan informasinya dilakukan secara terkendali dan efisien.

5. Client/Server, Telecommunications, Intranets, and Extranets Komputer, peralatan telekomunikasi, sistem jaringan komunikasi data elektronik (intranet/extranet) serta perangkat-perangkat keras pengolahan data elektronik lainnya adalah komponen dari sebuah teknologi informasi

SUMBER:

http://creatiffiles.blogspot.com/2012/12/teknologi-informasi-audity-bab-11.html